外贸形式发票PI是什么？

PI是Proforma Invoice的简写，中文直译：形式发票。在外贸商业中，文件可以提供信息、请求付款、建立关系，并且具有法律约束力。形式发票与商业中使用的其他发票几乎没有什么明显区别。

什么是形式发票/PI？

形式发票(Proforma Invoice)是一份初步账单，要求承诺的买方在提供商品或服务之前付款。它概述了货物、应付总额和交易详细信息，作为预估发票以方便预付款安排。它充当卖方和买方之间的“诚信”协议。所规定的条款，例如价格、数量等，是可以协商的。与销售发票不同，它明显标有“形式发票”，并且没有发票号码，这意味着它对应付账款没有帮助。

然而，有些遵循AP最佳实践并使用形式发票号码。发票应包含最终销售发票通常包含的所有信息，从而为买方提供安排从卖方购买商品所需的所有信息。

此外，买方和卖方之间达成共识，双方承诺在不支付任何费用的情况下销售/购买所需的商品或服务。卖家可以放心，一旦最终销售发票开具，买家将完成订单并付款。并且买家可以免受卖家可能突然收取的附加费/超额费用的影响。

应何时发送形式发票？

形式发票不是正式的最终销售发票。当买方承诺向卖方购买但尚未达成协议时发送。因此，它是买方和卖方之间关于最终细节（例如成本、数量和规格）的承诺文件。它还用于寻求买家购买商品/服务的内部批准。

国际运输货物的卖家也广泛使用它们，世界各地港口的海关法要求所发送货物的详细信息易于获取和可见。因此，为了确保快速清关，形式发票可以派上用场，以共享重量、价值、税金、运费、运费等详细信息。

✔. 形式发票的好处

 ●. 在确认购买之前简化买方和卖方之间的销售流程。

 ●. 通过概述所有商定的条款（例如交货日期、价格、数量等）来创建透明度。

 ●. 它可以作为采购订单或报价单。买家可能需要此信息来进行购买的内部批准。

 ●. 由于发票不具有法律约束力，买方和卖方都可以使用发票来协商更好的条款并对订单进行任何更改。

 ●. 由于形式发票充当“诚信”协议，因此有助于建立更好、更长久的客户关系。它确保卖方和买方都致力于商品/服务的销售/购买

✔. 形式发票具有法律约束力吗？

形式发票与最终销售发票不同，不用于会计目的。发票中规定的信息可以协商和更改，与销售发票不同，销售发票是最终的且具有约束力的。它更像是报价单，不会记录在应付账款流程中。因此，它不具有法律约束力。

✔. 形式发票可以取消吗？

答案是没有必要。原因是它不是发票。它与买方期望从卖方购买所需商品/服务的报价或估计相同。如果销售没有发生，则无需采取任何行动。

✔. 发票和形式发票有什么区别？

发票和形式发票之间的主要区别在于其法律可执行性。发票是要求对所交付的商品或服务付款的法律文件。它作为合法的销售证明。另一方面，形式发票只是对最终发票外观的估计。它是在交付商品或服务之前发送的，不是合法的付款要求。相反，它被用作申报贸易价值的初步文件，特别是在国际贸易中。

✔. 谁使用形式发票？

形式发票通常用于国际贸易，出口商在发货前向买家提供形式发票。它们也用于货物需要通过海关的情况。形式发票有助于向海关当局申报贸易价值，并可用于获得信用证。

形式发票与其他类型发票的区别

现在我们知道什么是形式发票以及为什么使用它，它与企业使用的不同类型的发票有何不同？

✔. 商业发票/Commercial Invoice：

该发票在货物交付或装运后开具。商品销售前会发送形式发票，但数量等详细信息尚未确认。商业发票主要用于国际运输，反映准确的运输数量。它帮助卖家轻松高效地将货物运送给买家。商业发票是每个港口海关使用的运输文件。发票有助于海关机构征收适当的关税、进口费用和税款。商业发票上的详细信息还可以向海关官员确保已满足出口合规要求。

✔. 销售发票/Sales Invoice：

当货物/服务交付且付款到期时，将开具带有发票号码的销售发票。这是具有法律约束力的协议，并记录在应付账款中。形式发票就像报价单一样，不具有法律约束力，在销售和细节确认之前发送。销售发票也可以是税务发票，因为它包括增值税/商品及服务税和其他税费。最终销售发票可用于退还增值税/商品及服务税。

✔. 贷项凭证/Credit Memo：

当收到的货物损坏或购买过程中出现错误时，卖方可以向买方开具贷项凭证。贷项凭证按原值或部分金额进行退款，可用于将来的订单。不同之处在于，形式发票是在订购货物之前发送的，而贷项凭证是在损坏的货物交付后发出的。

✔. 采购订单/Purchase Order：

采购订单(PO)是确认购买商品的商业文件。它通过买方的采购部门发送给卖方。采购订单具有法律约束力，因为条款是最终的且不能协商。尽管采购订单和形式发票都是在货物交付之前发送的，但主要区别在于形式发票是卖方发送给买方的报价。相比之下，采购订单流程确认订单从买方发往卖方。

形式发票和税费

由于形式发票不是最终销售发票，因此不能用于税务目的或被视为增值税/商品及服务税发票。这是因为它不符合“纳税点”，即供应时间。带有交易日期的最终销售发票是实际供应时间，因此也是申请增值税/商品及服务税的税点。

此外，形式发票应提及所有适用的税费（增值税、商品及服务税等），尤其是在企业注册了增值税/商品及服务税的情况下。如果有规定，买方和供应商的增值税/商品及服务税注册号应在发票上可见。如果供应商未注册增值税/商品及服务税，则无需提及税务详细信息。此外，如果货物免增值税/商品及服务税，则无需包含税费。

如何创建形式发票

形式发票与最终销售发票非常相似，并且包含所有相同的详细信息。它们可以使用会计或文字处理软件轻松创建。

形式发票上应包含哪些内容？

发票应包含买方确认或寻求批准下订单所需的所有信息。要包括的详细信息是：

 ●. 签发日期

 ●. 卖方和买方详细信息（地址、联系方式等）

 ●. 商品/服务详情

 ●. 商品价格

 ●. 报价的有效性

 ●. 付款条件/方法

 ●. 适用税费（如有）

 ●. 运费（如有）

 ●. 形式发票号码（如果适用）

 ●. 带标签的形式发票

 ●. 标记为非税务发票

结论

形式发票至关重要，因为它可以确保购买商品/服务时的无缝业务交易。它有助于在买家和卖家之间建立透明度。此外，它不仅是一个有用的谈判工具，对于全球运输至关重要，而且还有助于在买家和卖家之间建立更牢固的关系。